元請提出書類を実績データから自動生成する方法

専門工事業は元請が複数社にまたがることが多く、それぞれが独自の様式で実績報告や施工体制台帳を求めてくる。中身はほぼ同じでも、セルの位置や項目名の言い回しが違うだけで、使い回しができない。

担当者は元請ごとの書式の癖を覚えていて、案件が増えるたびにその書式に合わせて手打ちで転記している。この作業は工事そのものとは関係のない事務作業だが、提出期限があるため後回しにできない。

実績データ自体は社内のどこかに存在しているのに、書式が違うという理由だけで毎回作り直している状態は、データの持ち方を変えれば解消できる部分が大きい。

最初にやることは、工事名・発注者・工期・請負金額の範囲・使用資材・作業員数・安全管理の実施状況といった項目を、1つの表にまとめておくことだ。これを実績データの元帳として持っておく。

この元帳は社内で使いやすい形式でよく、元請ごとの書式に合わせる必要はない。Claude Codeに渡すのは、あくまでこの一元化されたデータであり、書式への変換はそこから先の作業として分ける。

新しい現場が完了するたびに、この元帳へ1行追加していくだけで、次にどの元請から書類を求められても対応できる状態を維持できる。

元請ごとのテンプレートエクセルを用意しておき、Claude Codeに『この元帳のデータを、このテンプレートのこの項目に入れて』と指示すれば、書式ごとの転記を任せられる。

項目名の対応関係(元帳の『請負金額』がテンプレートでは『工事価格』と表記されているなど)は、最初の1回だけ人が確認して対応表を作っておくと、次回からはその対応表に沿って自動で流し込める。

複数の元請から同時に書類を求められた場合も、同じ元帳から複数の書式へ並行して流し込めるため、取引先の数が増えても転記にかかる時間は大きくは増えない。

架空データでの実行例として、外壁塗装工事1件の実績データを、書式の異なる2社の元請向けテンプレートに流し込む流れを示す。

プロンプト例: 「実績元帳.xlsxの直近の外壁塗装工事の行を、テンプレートA.xlsxとテンプレートB.xlsxのそれぞれの様式に入れて。項目の対応は対応表.xlsxに従って。金額欄は空欄のままにして、あとで確認してから入力する」

出力結果として、テンプレートAとテンプレートBそれぞれの様式に工事名・工期・作業員数・使用資材が反映されたエクセルファイルが返ってくる。金額欄は指示どおり空欄のまま残る。

人が確認するのは、対応表どおりに項目が入っているかという点と、空欄にした金額欄への入力だ。金額に関わる欄は、AIの出力をそのまま提出せず、必ず人が数字を入れて見直したうえで確定する。

金額や請負契約の内容に関わる欄は、下書きまでをAIに任せ、最終的な数字の入力と確認は人が行う。PDFから金額を読み取らせる場合は特に誤読の可能性があるため、契約書の原本と突き合わせてから提出する。

元請によっては書式の細かい解釈(この欄には税込みで書くか税抜きで書くか、など)に独自のルールがある。こうした暗黙のルールはAIには分からないため、初めて取引する元請の書式は、最初の1回は人が全項目を確認する。

まずは今提出している実績データを1つの表に洗い出すところから始める。この元帳作りに一番時間がかかるが、一度作ってしまえば以降の転記作業が軽くなる。

元請ごとのテンプレートと対応表を1社ずつ整備していけば、取引先が増えても書類作成の負担は緩やかにしか増えない。1ttanでは、こうした実績データの一元化と流し込みの仕組みづくりを建設業向けに支援している。