日報を週報に自動集計する建設業のAI活用術

日報は現場ごとに書式が違う。紙のノートに書く職人もいれば、LINEで写真と一言を送るだけの現場もあり、アプリを使っている現場が混在していることも多い。

週報にまとめる担当者は、まずこの形式のばらつきを揃えるところから始めなければならない。転記作業だけで時間が溶け、本来やるべき現場ごとの進捗確認や出面のチェックにたどり着く前に一日が終わる。

月末になるとさらに出面の集計が重なる。誰が何日どの現場に入ったかを積み上げる作業は、給与や外注費の計算にも直結するため、後回しにできず土曜出勤の原因になりやすい。

会社の規模が大きくなるほど現場数が増え、この集計作業は減るどころか比例して増えていく。

LINEのメッセージ、紙のノートの写真、専用アプリの記録が混在していても、それぞれをテキスト化してClaude Codeに渡せば読み込める。LINEのトーク履歴はエクスポートしてテキストファイルにできる。

紙のノートは、そのまま写真をClaude Codeに読み込ませて文字起こしさせることもできる。手書きの癖字は読み違いが出ることがあるため、金額や日付が絡む箇所は人が見直す前提で使う。

現場名・日付・作業内容・入った人数という最低限の項目さえ揃っていれば、書式が現場ごとにバラバラでも構わない。Claude Codeにはこの項目をもとに現場別・週別に並べ替えさせる。

毎週同じ形式で日報が集まる仕組みができれば、集計にかかる時間は最初の週だけ長く、その後は短くなっていく。

週報に必要なのは、現場ごとの進捗・投入人数・特記事項の3点であることが多い。日報の中からこの3点を抜き出し、現場別・週別にまとめ直す作業をClaude Codeに任せる。

元請ごとに週報の書式が違う場合も、テンプレートのエクセルを渡しておけば、同じ集計データから複数の書式に流し込める。転記のたびに手作業で書式を作り直す必要がなくなる。

特記事項(近隣からの問い合わせ、資材の遅延、安全上の気づき)は、日報の自由記述からClaude Codeに抜き出させ、重要度の高そうな項目には印を付けさせておくと見落としが減る。

出面は誰が何日どの現場に入ったかを積み上げたもので、外注費の支払いや自社の労務管理の土台になる。日報から名前と日付を拾い集めるだけの作業だが、現場数が増えると手間が比例して増える。

Claude Codeに日報データを渡せば、職人ごと・現場ごとの出面表を自動で作れる。ここで作った表は給与計算や外注費の請求確認に使えるが、金額の確定はこの表を根拠に人が行う。

出面表があると、特定の現場に人が偏っていないか、逆に手薄になっていないかが見えるようになる。翌週の人員配置を考える材料としても使える。

架空データでの実行例として、3つの現場の1週間分の日報を使う。LINEのテキスト、紙の日報を撮影した画像、専用アプリのCSV出力という3種類の形式が混在している状態を想定する。

プロンプト例: 「line_log.txtとnippo_photo.jpgとapp_export.csvから今週分の日報を抜き出して、現場別週報テンプレート.xlsxの書式に流し込んで。あわせて職人ごとの出面表も別シートで作って」

出力結果として、A現場・B現場・C現場それぞれの週報シートと、5名の職人の出面が日付ごとに並んだ表が1つのエクセルファイルにまとまって返ってくる。手書きの箇所は読み取りに自信がない部分に印がつく。

人が確認するのは、印がついた箇所の読み取りが正しいかという点と、特記事項として拾われた内容が実際に重要かどうかという判断だ。

手書きの日報は誤読の可能性が常にある。特に数字(人数・時間)は読み違いが給与や請求に直結するため、印がついていない箇所も含めて最初の数週間は人が突き合わせて確認する。

現場の空気感(職人同士の関係、元請とのやり取りの微妙なニュアンス)は日報の文字情報だけでは伝わらない。週報に書かれた進捗と実際の現場の状態にズレがないかは、現場に出ている人の感覚で最終確認する。

まずは1つの現場、1週間分の日報だけで試すのが無理がない。うまく集計できることを確認してから、対象の現場を広げていく。

1ttanでは建設業向けにこうした自動化の実装支援を行っている。日報の形式は会社によってばらつきが大きいため、最初の型づくりを一緒に行うと、その後は社内の担当者だけで回せる状態になる。