共通仕様書の要点をAIで要約する建設業の時短術

共通仕様書は総則から工種別の規定まで幅広く、実際に自社の工事に関係するのはそのうちの一部にすぎない。どこが関係する箇所かを判断するには経験が必要で、その経験を持つ人が社内に1人か2人しかいないことが多い。

発注機関は定期的に仕様書を改訂するため、前回版から何が変わったかを毎回確認しなければならない。変更点の見落としは入札後のトラブルにつながるため、慎重に読む必要があり、これが余計に時間を食う。

結果として、仕様書の読み込みができる人にだけ入札準備の作業が集中し、その人が体調を崩したり他の案件で手が離せなかったりすると、入札の準備自体が滞る。

発注機関のサイトで公開されている共通仕様書のPDFをそのまま渡せる。あわせて自社の工種(たとえば防水工事、外壁塗装など)を伝えておくと、関係する章だけを抜き出させやすい。

前回版の仕様書も一緒に渡せば、章立てを突き合わせて変更箇所を洗い出させられる。改訂箇所に下線や色がついている版であれば、その情報も手がかりになる。

要約の粒度は指示で調整できる。まずは章ごとの見出しと要点を1行でまとめさせ、気になる章だけ詳しい要約を追加で出させるという2段階にすると、必要な情報にたどり着くのが早い。

共通仕様書全体を読み通すのではなく、自社工種に関係する章だけを先に確認する順番に変える。Claude Codeには『防水工事に関係する条項だけを抜き出して』と指示すれば、該当箇所とページ番号を返してくれる。

抜き出された箇所は、あくまで候補として扱う。実際にその条項が今回の案件に適用されるかどうかは、案件ごとの特記仕様書や設計図書とあわせて人が判断する。

過去に何度も引っかかった条項(たとえば安全管理体制の記載様式など)をあらかじめリストにしておき、毎回そのリストと照合させると、見落としのチェックがしやすくなる。

架空データでの実行例として、ある発注機関の共通仕様書(旧版・新版の2つのPDF)を使う。自社工種は防水工事とする。

プロンプト例: 「共通仕様書_旧版.pdfと共通仕様書_新版.pdfを比較して、防水工事に関係する条項の変更点だけを一覧にして。変更がない章は一覧に含めなくていい」

出力結果として、防水工事に関係する条項が5章にわたって見つかり、そのうち2章で記載内容に変更があったという一覧が返ってくる。変更箇所は旧版と新版の文章が並べて示される。

人が確認するのは、この一覧に挙がらなかった章に実は関係する記載がないかという点と、変更箇所が今回の案件にどう影響するかという判断だ。要約はあくまで読み込みの入り口として使う。

仕様書の解釈そのものはAIに委ねない。条項の書き方が曖昧で複数の読み方ができる箇所は、発注機関への問い合わせも含めて人が判断する。

PDFの読み取りは表組みや図が多い箇所で誤読が起きることがある。数値基準(強度、厚みなど)が書かれた箇所は、要約だけで済ませず必ず原文のページを開いて確認する。

まずは今回対応中の案件の仕様書1本で試してみる。自社工種の抜き出しがうまくいくことを確認してから、前回版との比較機能を使い始めるとよい。

1ttanでは建設業向けにこうした読み込み作業の効率化を支援している。発注機関ごとに仕様書の形式や公開のされ方が違うため、最初の型づくりを一緒に行うと社内で使い続けやすくなる。