単価表管理をAIに任せる設計、建設業向け

単価表の更新は締切のある仕事ではないため、見積もりの締切や現場対応に押されて後回しになる。

更新担当が一人しかいない会社では、その人が現場に出ている間は単価表が止まったままになる。結果として、見積書は最新の仕入れ値と乖離した状態で出続ける。

乖離に気づくのは、赤字に近い受注をしてしまった後というケースが多い。単価表の鮮度は、利益率に直結する。

単価表の中身は一様ではない。汎用資材のように、業界紙や仕入れ先の値上げ通知に沿って動く項目もあれば、特定の仕入れ先と個別交渉した価格、季節や現場の条件で変わる価格など、一般的な相場と別の動きをする項目もある。

こうした項目は仕入れルートや取引条件が個別に決まっているため、一般的な価格改定とは連動しない。連動しない項目にAIが一般的な相場価格を機械的に当てはめると、実際より高い、あるいは安い単価に書き換わってしまう。AIには、どの仕入れ先とどんな条件で交渉したかという背景情報がない。区分を渡さない限り、判断のしようがない。

この混在を放置したままAIに単価表全体の更新を任せると、個別交渉した項目まで一般価格で上書きされる事故が起きる。単価表管理の設計は、この混在をどう分けるかから始まる。

分類の考え方は次の3区分で足りる。汎用資材だけをAIの自動更新対象にし、それ以外は提案止まりにする。

区分ごとの扱いを単価表のシートに列として残しておくと、AIへの指示でも「この区分は触らない」と明確に伝えられる。区分が曖昧なままだと、AIは全項目を同じルールで処理しようとする。

架空データでの実行例として、外壁塗装の単価表Excel（区分列つき）と、仕入れ先から届いた値上げ通知のPDFを用意する。

プロンプト例: 「添付の値上げ通知（PDF）の内容を、単価表（tanka_master.xlsx）の該当項目に反映してください。ただし区分列が『個別交渉品目』『季節・現場依存品目』になっている行は絶対に変更せず、変更が必要そうな場合は別シートに『要確認』として書き出してください。」

このプロンプトの核は「絶対に変更せず」という否定形の指示を明示することだ。AIは指示がなければ全項目を同列に扱おうとするため、触ってはいけない範囲を毎回具体的に書く必要がある。

出力後は、変更された行の一覧をAIに別シートで出させ、人がその一覧だけを確認する運用にすると、単価表全体を見直すより確認の負担が軽くなる。

単価表を上書き更新すると、いつ・どの項目が・いくらからいくらに変わったかが分からなくなる。AIに更新させる場合ほど、変更前後の値を並べた履歴シートを残す運用が要る。

履歴があれば、後から見積もりの根拠を説明できる。取引先に単価の妥当性を聞かれたときにも、いつの改定かを示せる。

単価表更新の頻度自体が低い会社は、まず月に1回、値上げ通知が届いた分だけAIに下書きを作らせ、人が確認する運用から始めるとよい。

毎日更新する必要はない。滞っていた単価表を月次のリズムに乗せるだけでも、見積もりと実勢価格のズレは縮まる。