段階確認願の下書きをAIで作る進め方

段階確認は工種の節目ごとに発生し、鉄筋工事や防水工事など工種によって求められる書類の様式が違う。現場代理人は工種が変わるたびに書式を確認し直す必要があり、書類作成そのものより様式の確認に時間がかかることが多い。

添付する写真や試験結果も、段階確認願ごとに必要な組み合わせが異なる。前回提出した書類を探し出してひな形として使い回す運用になっている現場では、古い工種の添付漏れに気づかないまま提出してしまうこともある。

提出のタイミングは工程と連動しているため、書類作成が遅れると次の工程の着手も遅れる。段階確認願の準備は、現場の進行そのものを左右する作業になっている。

複数現場を掛け持ちする現場代理人ほど、書類作成が夜間や休日にずれ込みやすい。様式の使い回しや添付漏れのリスクは、忙しい時期ほど高まる。

AIに段階確認願の下書きを作らせるには、過去に提出して受理された書類を最低1件は用意しておく。受理済みの書類を様式の見本としてAIに渡せば、同じ構成で新しい工種の下書きを作りやすくなる。

工種ごとに必要な添付資料の一覧も整理しておく。試験成績書、配合報告書、施工写真など、工種によって必要なものが違うため、一覧がないとAIは一般的な組み合わせを推測してしまい、現場の実情とずれる。

提出先(元請・発注者)ごとの様式の違いも事前に伝えておく必要がある。同じ工種でも元請が変わると書式が変わることがあり、AIに元請名を明示して依頼すると混同を防げる。

工程表と照らして、どの段階確認がいつ発生するかを先に把握しておくと、AIへの依頼を前工程の完了報告と合わせて出せるようになり、後追いでの依頼を減らせる。

架空データでの実行例として、鉄筋工事の配筋段階確認願を作成する場面を想定する。前回受理された型枠工事の段階確認願と、今回の配筋写真8枚、配筋検査記録のメモが手元にある状態だ。

プロンプト例: 「添付した過去の段階確認願(型枠工事)の様式を参考に、今回の配筋工事の段階確認願の下書きを作成してください。添付予定の配筋写真8枚と検査記録メモの内容を反映し、様式にない項目があれば別枠で指摘してください」

この指示でAIが作る下書きは、あくまで過去の様式を踏襲した構成案だ。配筋のピッチやかぶり厚といった数値が検査記録メモの内容と一致しているかは、現場代理人が検査記録の原本と突き合わせて確認する。

添付資料の一覧も同時に整理させられる。ただし写真の枚数や画質が提出先の基準を満たしているかどうかまではAIが判断できないため、提出前に元請の基準書と照らして確認する工程を残す。

AIが作った下書きは、現場代理人が検査記録の原本と数値を照合してから提出する運用にする。照合を省いて提出すると、記載ミスに気づけないまま次工程に進んでしまい、後から差し戻しを受ける負担のほうが大きい。

添付資料が提出先の基準を満たしているかどうかも、AIの下書き段階では確定しない。元請ごとに求める写真の解像度や枚数が違うため、基準書を持っている現場代理人が最終チェックを行う。

押印と提出は書類の効力に関わる行為であり、人が行う。AIが作った下書きの精度が上がっても、この工程を省く判断はしない。

配筋のピッチやかぶり厚など、検査記録の数値そのものの正誤判定はAIの役割ではない。数値は検査記録の原本にしかなく、AIは渡された情報をそのまま反映するだけだ。誤った数値を渡せば、誤った下書きがそのまま返ってくる。

元請ごとの様式の細かい違い、特に押印欄や承認欄の位置といった体裁面は、過去の受理書類を渡さない限りAIは正確に再現できない。様式が変わった直後は、受理された新しい書類を渡し直す必要がある。

提出のタイミングを工程全体から判断する仕事は、現場代理人の経験に頼る部分が大きい。AIは依頼された段階確認願は作れても、次にどの段階確認が必要になるかまでは工程表を読み込ませない限り判断できない。

まず1工種分の段階確認願で試し、受理された書類との差分を確認する。差分が小さければ、他の工種にも同じプロンプトの型を広げていく。

工種ごとにプロンプトの型をテンプレート化しておくと、毎回ゼロから指示を書く手間が減る。ただしテンプレートも元請の様式変更に合わせて見直す前提で運用する。

1ttanでは建設業向けにこうした書類作業の仕組みづくりの実装支援を行っており、自社でも同様の書類系の自動化を13本運用している(2026年7月時点)。