近隣挨拶文のプロンプト｜工事の現場条件を埋めるだけ

近隣への挨拶文に書く内容は、ほぼ決まっている。誰が、どこで、いつからいつまで、どんな工事をするか。そして迷惑をかける可能性のある時間帯と、困ったときの連絡先である。この骨格を項目に分解すると、現場ごとに変わる部分が見えてくる。

現場ごとに変わるのは、工事名と場所、工期、作業時間帯、騒音や振動や臭気の出る工程、現場責任者の連絡先の5項目である。会社名、挨拶の定型文、お詫びの言い回しは変わらない。変わる部分を欄にして、変わらない部分をプロンプトに固定する。

外壁塗装や防水の現場なら、高圧洗浄の水しぶき、塗料の臭気、足場の組立解体時の金属音が、近隣が気にする典型である。専門工事業ごとに近隣へ影響する工程は違う。この欄は現場の職長が最も正確に書けるため、社長が想像で書かず、現場から聞いたまま入れる。

当社は外壁塗装SaaSの利用登録が600社を超え、塗装工事の工程が見積や写真報告にどう現れるかを見てきた。近隣が知りたいのは、いつ、どの作業で、どんな音や臭いが出るかである。工程名の羅列より、近隣の生活に触れる情報を前に出す。

テンプレートは、テキストファイル1枚で足りる。Claude Codeを開くフォルダに「genba_joken.md」を置き、5項目を見出しにして、物件ごとに書き換える。書式の凝りは不要で、職長がスマホからでも埋められる単純さを優先する。

欄は、「工事名」「場所（町名まで）」「工期（予定）」「作業時間」「音・振動・臭気が出る工程と時期」「現場責任者の氏名と連絡先」「会社の代表番号」を並べる。個人の携帯番号を挨拶文に載せるかどうかは、会社の方針で先に決めておく。

空欄のまま実行させない仕組みも、プロンプトに書いておく。「空欄の項目があれば、挨拶文を作らずに、足りない項目を質問してください」と指示すると、日付や連絡先の抜けた挨拶文が出回らない。抜けの検知は、AIに任せやすい仕事である。

工期は予定であることを明記する。天候で工期は延びるため、挨拶文には「天候により前後する場合がある」旨を入れる。延びたときの追加の連絡方法（掲示、再訪問、投函）も現場条件の欄に決めておくと、挨拶文の中で伝えられる。

次の例は、架空の塗装工事業者が、架空の住宅の外壁塗装工事で近隣に配る挨拶文を作る、架空データでの実行例である。会社名、住所、人名、電話番号はすべて架空のもので、実在のものとは関係がない。

プロンプト例: 「genba_joken.md の現場条件を読んで、近隣挨拶文を作ってください。読み手は工事現場の両隣と向かい3軒の住民です。丁寧語で、A4で1枚に収めてください。構成は、挨拶、工事の概要、工期と作業時間、音・臭い・水しぶきが出る作業とその時期、駐車や車両の出入りのお願い、お詫び、連絡先の順にしてください。条件に書かれていない事実は書かず、空欄の項目があれば作らずに質問してください。」

架空の現場条件は、工事名「架空邸 外壁塗装工事」、工期は予定として10月中旬から11月上旬、作業時間は午前8時から午後5時、音や臭いの出る工程は足場組立の初日、高圧洗浄の日、塗装期間とした。Claude Codeは、足場の組立日に金属音が出ること、高圧洗浄の日に水が飛ぶこと、塗装期間に塗料の臭いが出ることを、別々の段落に書き分けた。

出力を読んで、人が直すのは主に3点である。工期の日付が現場条件と一致しているか、連絡先の番号が正しいか、お詫びの言い回しが地域の慣習に合っているか。条件にない事実を足さないよう指示していても、言い回しの中に「必ず」「一切」といった意図しない約束が混じることがある。文面は人が1行ずつ現場条件と照らす。

文面ができたら、配布前に4点を確認する。表のとおり、確認項目ごとに見る人を決めておくと、全員が全部を見る重複がなくなる。確認は短時間で終わる内容に絞り、チェックリストとして現場事務所に置いておく。

中でも約束の言葉は注意して見たい。AIは丁寧な文面を作ろうとして、「騒音を最小限に抑えます」「ご迷惑をおかけしないよう努めます」といった表現を入れる。守れる範囲を超えた約束は、後で苦情の根拠になる。守れる約束だけを残し、それ以外は具体的な対応（作業時間の厳守、水しぶきの養生）に書き換える。

近隣への訪問は、人が行く。挨拶文を手渡し、不在なら投函し、在宅なら一言話す。話した中で気になる指摘を受けたら、その内容を現場条件の「近隣からの要望」欄に記録する。要望の欄は、次の現場のプロンプトに引き継げる情報になる。

配布の記録も残す。訪問した日付、会えた家、投函した家をメモにして保存しておくと、苦情が出たときに「いつ、誰に挨拶したか」を説明できる。記録の整理は、Claude Codeに「訪問メモを表にして」と頼める。記録の事実は、現場の人間が入力する。

近隣の事情は、文面の中に現れない。夜勤明けで日中に寝ている住民、在宅で介護をしている家、近くの店舗の営業時間、通学路の時間帯。これらは現場を歩いた人しか知らない情報であり、AIは持っていない。

挨拶文の内容を決める前に、現場を歩いて気づいた近隣の事情を現場条件に書き足す。「向かいの家は日中在宅」「北側は保育園の通園路」と書けば、プロンプトはその事情を踏まえた配慮文（作業開始時刻の説明、車両の誘導）を作れる。事情を読み取るのは人、文章にするのはAIである。

トラブルになりかけた近隣への対応は、AIの下書きに任せず、社長か現場責任者が直接話す。苦情の電話に対する返信案をAIに出させることはできるが、謝罪と約束は本人の言葉で行う。この線を越えた使い方は、関係をこじらせる原因になる。

個人情報にも注意する。近隣住民の氏名や住所をAIに渡す必要はない。挨拶文は「近隣の皆様へ」の宛名で足りる。個別の家向けの文面を作る場合も、苗字を記号に置き換えて渡し、出力後に人が差し替える。

現場が同時に3つ4つ走るときは、現場ごとにフォルダを分けて、同じプロンプトファイルを置く。フォルダ名を物件名にして、現場条件の欄を埋めるだけで挨拶文が出る状態にしておく。現場が増えても、書く量は欄の分だけで済む。

プロンプト本体は共通ファイル「kinrin_aisatsu_prompt.md」に置き、改善はそこだけに加える。「お詫びの言い回しを地域に合わせて柔らかくする」「A4を2枚にして裏面に工程表を載せる」といった変更が、全現場に一度で反映される。

挨拶文に続く文書も同じ型で作れる。工期延長のお知らせ、足場解体のお知らせ、工事完了のお礼である。現場条件の欄に「延長後の工期」「延長の理由」を足すだけで、お知らせの文面が出る。近隣への連絡が途切れないことが、苦情の予防につながる。

当社は自社の自動化を13本（2026年7月時点）動かしている。続いているのは、小さな型を1つ決めて繰り返す仕事である。挨拶文は型が決めやすく、結果を人が確認しやすい。Claude Codeを建設業の書類に使い始める最初の題材に向く。