工事完成図書のまとめ方をAIで効率化する手順

工事完成図書は、工事概要書・完成図・品質関係書類・写真帳などを発注者の様式に沿ってまとめる書類一式である。工種数が多い工事ほど目次の階層が深くなり、抜け漏れが起きやすい。

中小建設業では完成図書の作成を工期末に集中させる会社が多い。日々の記録を目次の形に整理する余裕がなく、提出直前にまとめて並べ替える作業になりがちだ。

目次の抜け漏れは、発注者の検査で指摘されて初めて分かることが多い。指摘を受けてから書類を探し直す作業は、担当者の残業を増やす直接の原因になる。

完成図書の様式は発注者や工事種別によって細部が異なる。前回工事の目次をそのまま流用すると、今回必要な項目が抜けたまま提出してしまう危険がある。

工事で作成した書類の一覧をAIに渡すと、発注者の様式に沿った目次案を作らせることができる。手元にある書類名を入力するだけで、階層構造に整理した目次の下書きができる。

プロンプト例: 「以下は今回の工事で作成した書類の一覧です。工事完成図書の標準的な目次構成に沿って、大項目・中項目・該当書類の3階層で目次案を作って。標準構成にない書類は別枠でリストアップして」と指示すると、目次案と分類外の書類の両方が出力される。

目次案ができたら、発注者から示された様式(目次のひな形)と突き合わせる。AIが作った目次はあくまで下書きであり、発注者独自の項目名や並び順への調整は担当者が行う。

過去の受理済み完成図書のデータがあれば、その目次構成をAIに読み込ませ、今回の目次案と比較させると、標準構成だけでは気づきにくい発注者独自の項目を見つけやすい。

架空データでの実行例を示す。工種「舗装工・排水構造物工」、作成書類「施工計画書・段階確認書・出来形管理表・写真管理台帳」という架空の一覧を用意し、目次案の作成をAIに依頼した。

出力された目次案には、大項目「工事管理関係書類」「出来形管理関係書類」の下に該当書類が振り分けられ、標準構成には含まれない「特記仕様書対応記録」が分類外として別枠に表示された。

この分類外の項目こそ、担当者が確認すべき箇所になる。標準構成にない書類は、今回の工事固有の提出物である可能性と、そもそも目次に含める必要がない書類である可能性の両方があり、判断は人が行う。

実行例のように、AIの出力は目次の下書きと注意喚起の役割にとどまる。最終的な目次の確定は、発注者の様式と担当者の確認を経てから行う。

抜け漏れチェックの精度は、読み込ませる情報の粒度に左右される。書類名だけでなく、各書類の作成日や対象工種もあわせて読み込ませると、AIが階層構造を推測しやすくなる。

発注者の目次様式がある場合は、様式そのものをAIに読み込ませたうえで、手元の書類一覧と照合させる。様式なしで一般的な標準構成だけを基準にすると、発注者独自の項目を見落とす。

チェックの結果は、抜けている可能性がある項目のリストとして受け取り、担当者が現場の記録を確認しながら実際に抜けているかどうかを判断する。

国や都道府県、市町村でそれぞれ完成図書の様式が異なる。同じ会社でも発注者が変わるたびに目次構成を作り直す必要がある。

発注者ごとの様式をAIに読み込ませて保存しておけば、次に同じ発注者の工事を受けたときに、同じ様式を読み込ませるだけで目次案の作成が早くなる。

様式が更新された場合は、旧様式と新様式をAIに比較させ、変更点だけを確認する運用にすると、様式全体を読み直す手間が省ける。

完成図書に綴じる書類の中身が正しいかどうかは、AIには判断できない。出来形の数値や写真の内容が実際の施工と一致しているかの確認は、現場を知る担当者にしかできない。

発注者との事前協議で追加提出が決まった書類は、標準構成にもAIが読み込む様式にも反映されていないことがある。こうした個別の取り決めは、担当者が目次案に手作業で追加する必要がある。

目次作成とチェックは下書きまでをAIが担い、完成図書として提出する最終判断は担当者と現場代理人が行う。

工事完成図書の目次作成をAIと分業する流れは、次の手順で整理できる。

最初の工事でこの手順を固めておけば、次の工事からは書類一覧を差し替えるだけで目次案の作成が早くなる。