近隣挨拶文をAIで下書きする建設業の実務

近隣挨拶文には、工期・作業時間帯・騒音や振動が発生する作業の有無・緊急連絡先といった現場固有の情報を必ず入れる必要がある。テンプレートをそのまま使うと、現場ごとの事情が反映されず失礼にあたることがある。

過去の挨拶文を探し出して手直しする方法もあるが、どの現場のどの文面が今回に近いかを探す作業自体に時間がかかる。結局は一から書き直す方が早いと判断し、毎回同じような文面を打ち直している会社が多い。

特に管理者が少ない会社では、この作業も社長や現場責任者が担当することになり、本来の工事の準備に充てたい時間が挨拶文づくりに削られる。

工期・作業時間帯・工事内容(足場を組む、外壁を塗る、といった作業の種類)・特に配慮が必要な事情(小さな子どもがいる住宅が近い、早朝に洗濯物を干す家がある、など)を箇条書きで渡す。

過去に使った挨拶文があれば、あわせて渡しておくと文体や言い回しの傾向を踏まえた下書きになる。会社としての言葉遣いの一貫性も保ちやすい。

挨拶文を配布するエリア(現場の前後左右何軒か、といった範囲)や、掲示板への掲示が必要かどうかといった情報も伝えておくと、あわせて掲示用の案内文も作らせられる。

同じ外壁塗装工事でも、住宅密集地と郊外の一戸建てでは配慮すべき点が違う。密集地では洗濯物や車への飛散防止の説明を厚くし、郊外では作業時間帯の説明を中心にする、といった調整をClaude Codeに指示できる。

過去にクレームがあった近隣がある場合は、その経緯を伝えたうえで、該当する事情への言及を厚めにした文面を作らせることもできる。

文面の長さや丁寧さの度合いは会社の方針次第であり、簡潔にしたい場合はその旨を指示に含めておく。

架空データでの実行例として、木造2階建て住宅の外壁塗装工事、工期は10月1日から10月20日、作業時間は8時から17時、近隣に小さな子どもがいる家庭があるという想定で挨拶文を作る。

プロンプト例: 「外壁塗装工事の近隣挨拶文を作って。工期は10月1日〜10月20日、作業時間は8時〜17時。近隣に小さな子どもがいる家庭があるので、足場を組む日と塗装の日の音や臭いについて丁寧に説明して。文末に緊急連絡先の欄を入れて」

出力結果として、工期・作業時間・騒音や臭いへの配慮・緊急連絡先が含まれた挨拶文の下書きが返ってくる。子どもがいる家庭への言及は、足場を組む日の音について具体的に触れる形で反映される。

挨拶文の下書きができても、実際に近隣を訪ねて手渡し、口頭で説明する部分は人が行う。文面だけで済ませず、対面での一言が近隣との関係を左右する。

過去にトラブルがあった近隣への文面は、AIの下書きをそのまま使わず、経緯を知っている担当者が内容を見直してから渡す。文面の言い回し一つで受け取られ方が変わるため、最終確認は必ず人が行う。

まずは次の現場1件で、過去の挨拶文と現場情報を渡して下書きを作らせてみる。文体が会社の方針に合っているか確認しながら、必要な修正点を洗い出す。

1ttanでは建設業向けにこうした日常的な文書作成の効率化を支援している。会社ごとの言葉遣いの好みを反映させる調整は最初の数回で固まっていく。