内装工事の日報をAIで書く 多能工の出面集計法

内装工事の職人は1日のうちに複数現場を回ることが多い。クロス・床・建具といった工種も日によって変わり、日報の欄に「現場名・工種・時間」を正確に書き分けるだけで手間がかかる。

月末になって出面（でづら）を集計するとき、日報の記載が現場ごとにばらついていると、拾い直す作業が発生する。現場監督が記憶を頼りに補記する会社もある。

紙の日報からExcelへの転記も二度手間になりやすい。転記の過程で現場名の表記ゆれ（同じ現場を「A現場」「A邸」と書く等）が起きると、集計表で同じ現場が別々に計上される。

多能工の職人が増えるほど、この崩れは大きくなる。1人が3現場を掛け持てば、日報の行数もチェックの手間も3倍になる。

AIに日報の下書きを任せる前に、現場ごとの実績データを一定の形で渡せるようにしておく。現場名・作業内容・開始時刻・終了時刻・休憩時間の5項目がそろっていれば十分に機能する。

職人本人がスマホのメモやLINEで現場ごとに実績を送っている会社であれば、その文面をそのままAIに渡せる。フォーマットを事前に統一する必要はない。

自社の日報フォーマット（Excelや紙の様式）は、列の並びと項目名をそのままAIに伝える。既存の書式を変えずに埋めることが、現場に定着させる近道になる。

出面集計表の集計単位（日単位か週単位か、現場別か職人別か）も先に決めておく。集計の軸があいまいなまま渡すと、AIが作る表の粒度が毎回ばらつく。

以下は架空データでの実行例である。内装工事の職人3名が、1週間のあいだにA現場とB現場の2つを掛け持ちしたという設定で、実績メモから日報下書きと出面集計表を作る流れを示す。

プロンプト例: 「次の実績メモから、当社の日報フォーマット（現場名・工種・開始・終了・休憩・実働時間の列）に沿って日報を作成し、あわせて職人別・現場別の出面集計表を作ってください。現場名の表記ゆれ（A現場／A邸など）は名寄せしてください」

この指示だけで、AIはメモの時刻表記のゆれ（「9時〜17時」「9:00-17:00」等）も読み取り、実働時間を計算した下書きを返す。名寄せの結果は必ず一覧で示させ、意図しない統合がないか確認する。

出来上がった日報下書きと集計表は、そのまま提出せず、現場監督か本人が数字を見て承認する。AIが作るのは下書きまでで、最終の数字を確定させるのは人である。

集計表をもとに給与計算ソフトへ転記する場合も、AIの出力をそのままシステムに流し込まず、一度目視で確認する運用を挟む。

現場に行っていないAIは、実際の作業時間を見ていない。メモに書かれた時刻や作業内容が事実と違っていれば、AIはそのまま誤った日報を作る。入力データの正しさを保証することはAIの仕事ではない。

残業や休憩の扱いなど、就業規則に関わる判断もAIには任せられない。休憩時間の記載が抜けているメモをAIが実働8時間と補完してしまうことがあるため、欠けている項目は人が埋める前提で使う。

複数の職人が同じ現場で同じ時間帯に違う工種を担当している場合、メモの書き方によってはAIが工種を取り違えることがある。工種の判断が難しいメモは、渡す前に一言補足を添えるとよい。

書式を崩さないコツは、AIに渡す指示の中に自社のフォーマットを毎回明示することである。列の順番や見出しの文言を指示に含めておけば、AIは新しい書式を作らず既存の書式を埋める動きになる。

現場名や職人名の表記ルール（略称の使い方等）を1回決めて指示文に含めておくと、毎回の名寄せ確認が減る。

週次で運用する場合は、先週分のプロンプトをそのまま使い回せる。データの中身だけを差し替えれば、同じ書式の日報と集計表が続けて出てくる。

全職人・全現場を一度に切り替える必要はない。まず1人の職人、1週間分の実績メモだけを使って、日報下書きと出面集計表を作らせてみる。

出てきた下書きを現場監督が見て、実際の記憶と食い違う箇所がないか確認する。ここで精度を確かめてから、対象の職人と現場を広げる。

多能工・多現場の出面集計は、内装工事に限らず、解体・電気・設備など掛け持ちが多い工種でも同じ手順が使える。