作業員名簿作成をAIで下書き 資格・健診切れも自動チェック

元請の現場に入るたびに作業員名簿の提出を求められる。様式は元請ごとに微妙に違い、欄の並びや必須項目が揃っていないことも多い。台帳から該当する作業員を探し、氏名・生年月日・資格・健康診断日を一つずつ転記する作業が、現場が増えるほど積み重なっていく。

転記そのものより手間がかかるのは、資格や健診の期限確認だ。足場の組立作業主任者や玉掛けの技能講習には有効期限があり、健康診断も1年に1回の実施が前提になる。台帳を眺めているだけでは、どの作業員のどの資格が切れかけているか一目では分からない。

提出直前にまとめて名簿を作ると、期限切れの資格を持つ作業員がそのまま名簿に載ってしまうことがある。元請の担当者が気づけば差し替えで済むが、気づかれずに現場に入ってしまうと、後から是正を求められる。

台帳の情報は社内のExcelや紙の管理簿に散らばっていることが多く、担当者が変わるたびに転記のやり方も変わる。名簿の体裁は整っていても、中身の期限管理が属人化したままの会社は少なくない。

作業員名簿の作成では、まず社内の台帳データをAIに読み込ませる。Excelやスプレッドシートの氏名・生年月日・資格名・取得日・健康診断日といった列をそのまま渡せば、様式の欄に対応させて転記した下書きを作れる。

元請ごとに様式が違っても、必要な項目自体は共通していることが多い。AIに元請の様式を渡し、台帳のどの列がどの欄に対応するかを指示すれば、様式差を都度手作業で吸収しなくても済む。

転記と同時に、資格や健診の日付から期限までの残り日数を計算させる。すでに切れている項目と、提出後の現場期間中に切れる可能性がある項目を分けて「要確認」に上げるよう指示すれば、担当者は台帳全体を見直さずに該当箇所だけ確認できる。

下書きができた段階で、対象の作業員が今回の現場に入るかどうか、資格証の現物と日付が一致しているかは人が確認する。AIが作るのはあくまで下書きで、提出前の最終確認は担当者の仕事として残る。

ここからは架空データでの実行例を示す。台帳データ(作業員5名分の氏名・生年月日・保有資格・資格取得日・直近の健康診断日)をCSVでAIに渡し、A社指定の作業員名簿の様式に転記させる場面を想定する。

プロンプト例: 「添付の作業員台帳(CSV)をもとに、A社指定の作業員名簿様式に転記してください。資格・健康診断は取得日・実施日から有効期限を計算し、期限切れと3か月以内に期限が来る項目は備考欄に『要確認』と記載してください。」

この指示で、AIは氏名・生年月日・資格名を様式の欄に流し込みつつ、期限計算を行った結果を備考欄にまとめる。架空データの実行例では、5名中1名の玉掛け技能講習が、現場開始日より前に切れていることを拾い、備考欄に要確認と表示した。

同じ形式の台帳であれば、現場や元請が変わっても様式名を指定し直すだけで同じ流れを繰り返せる。台帳の列名や様式が変わった場合は、対応関係を改めて指示し直す必要がある。

期限切れの判定は、資格ごとに定められた有効期間を基準にAIへ計算させる。技能講習のように有効期限のない資格と、足場の組立作業主任者のように更新が必要な資格が混在するため、資格名と期限ルールの対応をあらかじめ指示しておく必要がある。

健康診断は実施日から1年以内かどうかを基準に判定できる。現場の作業期間をまたいで期限が切れる場合も、開始日と終了予定日を渡しておけば、期間中に切れる項目として拾わせられる。

ルールを一度指示しておけば、次回以降は台帳データを渡すだけで同じ基準で判定される。ただし資格の名称表記が台帳ごとに揺れていると、AIが同一の資格として認識できずに見落とす場合がある。

作業員名簿は元請への提出物であり、記載内容に誤りがあれば現場の受け入れに影響する。AIが作るのは下書きまでで、資格証の現物と台帳の情報が一致しているか、対象者が実際に今回の現場に入るかは人が確認する。

資格証の写真や画像から有効期限を読み取る作業は、現時点のAIに任せきるのは難しい。台帳に日付が正しく入力されていることが前提になり、台帳自体の整備が済んでいない会社では、まず台帳を整えるところから始める必要がある。

1ttanは建設業の書類作成を含む自動化の実装を支援しており、自社でもこうした定型書類の下書き自動化を13本(2026年7月時点)運用している。作業員名簿のような提出物は、下書きまでをAIに任せ、最終確認と提出判断は人が行う線を崩さずに使う。

作業員名簿の自動化は、台帳データが整っていれば数日で試せる。まず社内の台帳をExcelかスプレッドシートに統一し、氏名・資格名・取得日・健康診断日の列を揃えるところから始める。

最初の数回は、AIが出した「要確認」の判定が正しいかを人がすべて見直す。判定のずれが出た資格名や日付の形式が分かれば、指示文に反映して精度を上げていく。

• 台帳の列名と元請様式の欄を対応表にまとめる
• 資格ごとの有効期限ルールをAIへの指示文として固定する
• 架空データで一度試し、期限判定の結果を人が目視で確認する
• 実データに切り替え、提出前の最終確認フローを決める