施工体制台帳の作成をAIで下書きする方法

施工体制台帳には、下請業者の商号や住所、主任技術者の資格、再下請通知書、作業員名簿などを一次下請から二次下請、三次下請まで積み上げて記載する。下請の数が多い現場ほど集める書類の量が増える。

下請の顔ぶれは工事の進行に合わせて変わる。新しい業者が入るたびに、名簿と資格証を集め直し、台帳の該当欄を更新する作業が発生する。この更新は工期の途中で何度も起きる。

集約作業の大部分は、届いた書類をExcelや指定様式の該当欄に転記する単純作業だ。単純作業であるにもかかわらず、書類の抜け漏れがあると元請への提出が止まるため、現場監督は夜間や休日にまとめて処理することが多い。

AIに任せられるのは、下請から届いた名簿や資格証のPDF・画像から、氏名・資格名・有効期限といった項目を読み取り、台帳の様式に沿って一覧に並べる部分だ。項目が決まっている転記作業はAIが得意とする範囲に入る。

架空データでの実行例を示す。二次下請3社分の作業員名簿（架空の氏名・資格番号）を渡し、プロンプト例: 「施工体制台帳の様式に合わせて、氏名・資格・現場入場日を一覧表にしてほしい」と依頼すると、下書きの一覧表が数分で出てくる。

出てきた一覧表は、そのまま提出用の台帳に流用できる完成品ではない。資格の有効期限が切れていないか、記載すべき下請の階層が抜けていないかは、提出前に人が突き合わせて確認する必要がある。

施工体制台帳は公共工事では発注者に、民間工事でも元請に提出する書類で、記載漏れや資格の期限切れがあれば現場の是正指示につながる。金額に直結する書類ではないが、提出先への責任がある書類であることに変わりはない。

AIが作るのは下書きの一覧表までにとどめる。下請の階層構成が実態と合っているか、資格証の原本と一覧表の記載が一致しているかは、現場監督か事務担当が原本と突き合わせて確認したうえで提出する。

この線引きを崩さない限り、台帳作成の負担は書類集約の部分だけ軽くなり、提出物としての責任の所在は変わらない。

手書きの資格証や、スキャンの状態が悪い書類は、AIが文字を読み違えることがある。特に資格番号や有効期限の数字は1文字の誤読が致命的になるため、原本との突き合わせを省略できない。

再下請の階層をどこまで台帳に記載すべきかの判断も、現場の契約関係を理解している人でなければ正しく整理できない。AIは渡された情報を整形することはできても、契約関係そのものを判断することはできない。

最初は、直近で提出した施工体制台帳を1件、AIに書式として読み込ませるところから始める。過去に作った台帳があれば、様式を新しく作る必要はない。

次に、現在進行中の現場で新しく届いた作業員名簿や資格証を1〜2件渡し、一覧表への下書き反映を試す。ここでAIの読み取り精度と、自社の様式との相性を確認する。

問題がなければ、下請からの書類が届くたびに下書きを更新する運用に切り替える。提出直前の確認は、これまでどおり人が行う体制を維持する。

1ttanは建設業向けの実装支援を行っており、施工体制台帳のような提出物は、どの業種でも「集約は速くする、最終確認は崩さない」という同じ線引きで進めると定着しやすい。

自社でも2026年7月時点で13本の自動化を運用しているが、金額や提出先が関わる業務ほど、AIが作るのは下書きまでという線引きを徹底している。