工事写真台帳をエクセルのまま自動で埋める運用

工事写真台帳は、元請や発注者が指定したエクセルのフォーマットに写真を割り付けて提出する書類である。セルのサイズ、行の高さ、写真の挿入位置まで指定されていることが多い。

書式を新しく作り直して提出すると、確認する側の元請の手間が増え、差し戻しの原因になる。現場は既存の書式を守ったまま、中身の写真と情報だけを更新し続ける必要がある。

1つの現場で数百枚の写真を扱う工事もある。撮影日・工種・部位ごとに手作業で並べ替え、該当のセルに貼り付ける作業は、台帳の作成の中でも時間がかかる部分である。

写真のファイル名に工種や部位を含めて撮影しておくと、AIがその情報を読み取りやすくなる。撮影時に一言メモを添える運用でも同じ効果がある。

既存のエクセル台帳の列見出し（撮影日・工種・部位・工程・備考等）をそのままAIに伝える。列の順番や結合セルの位置も含めて共有しておくと、書式を崩さずに埋められる。

元請への提出実績がある台帳を1本、サンプルとしてAIに見せておく。どのセルにどの情報が入るべきかを、実例で示すほうが指示文だけより正確に伝わる。

以下は架空データでの実行例である。外壁塗装工事の下地処理と中塗りの写真をそれぞれ数枚と、撮影日・部位を記したメモを用意し、既存のエクセル台帳に埋め込む流れを示す。

プロンプト例: 「添付のエクセル台帳と同じ列の並び・セル結合を保ったまま、次の写真とメモ（下地処理3枚・中塗り2枚、それぞれ撮影日と部位のメモつき）を工種・部位ごとに該当セルへ配置してください。列見出しやセルの書式は変更しないでください」

この指示で、AIは列見出しを新しく作らず、既存のセルに写真と情報を割り付けた台帳を返す。列の結合や行の高さが崩れていないかは、提出前に画面で確認する。

工種や部位の判定がメモから読み取れない写真は、空欄のまま返ってくる。空欄を無理に埋めさせず、人が撮影者に確認してから埋める運用にする。

取引先ごとに台帳の書式が違う場合は、元請ごとにサンプルの台帳を1本ずつ用意し、指示文の中でどの書式を使うかを明示する。

同じ現場でも提出先が複数ある工事（発注者用と元請用等）では、中身の写真は同じでも配置する書式が変わる。書式ごとに指示を分けて実行すると、混同を防げる。

工事写真台帳は施工の証拠として提出する書類であり、どの写真をどの工程の証拠として選ぶかの最終判断は人が行う。AIは既存の書式に写真を配置するところまでで、証拠として十分かどうかの判断はしない。

写真に写っている内容（施工の良否・寸法の妥当性等）をAIが判断することはできない。台帳に貼る前に、写真そのものが工程の証拠として適切かどうかは、現場の人が確認する。

撮影日やメモの誤記をAIがそのまま台帳に反映してしまうことがある。台帳を提出する前に、撮影日と現場の実際の工程日が合っているかを見比べる。

まず1現場、1回分の提出台帳だけで試す。既存の書式が崩れていないか、貼り付け位置がずれていないかを、これまでの手作業の台帳と見比べて確認する。

問題がなければ、撮影時のメモの取り方を現場に共有し、次の現場から同じ運用を続ける。写真のファイル名やメモの書き方が揃うほど、AIが埋める精度も安定する。